Het wordt al sinds 1975 geroepen “de paperless office komt en wordt de doodsteek voor printfabrikanten. Maar nog belangrijker het laat ons nog slimmer werken”. Efficiënt en effectief werken verhoogt zeker de productiviteit en levert uiteindelijk meer omzet en winst op. Maar is die ‘paperless office’ de methode om efficiënter en effectiever te werken? En nog belangrijker, is dit ook echt haalbaar? Een mooi onderwerp om, in deze roerige COVID-19 tijden waar ZZP’ers en het MKB extra goed moeten opletten, eens dieper op in te gaan.

Op 30 juni 1975 werd in een artikel in Bloomberg Businessweek al gesproken over ‘the office of the future’. In dit artikel sprak men uitgebreid over een kantooromgeving zonder papier.

George E. Pake (R&D van Xerox in 1975) zei in dit artikel dat men in 1995 zal werken vanaf een TV-display met een keyboard. Documenten kunnen dan met één klik digitaal direct worden opgevraagd. Hij gaf op dat moment aan niet te weten of hij op dat moment nog wel fysieke documenten nodig had. Op zich had de beste man een prima vooruitziende blik.

Inmiddels zijn we 45 jaar verder en durf ik hardop uit te spreken dat het papierloze kantoor in minstens 90% van de organisaties nog steeds geen haalbare optie is en dat dit de komende tien jaar niet veel gaat veranderen. Sterker nog, sinds 1980 is het wereldwijde papierverbruik verdubbeld! Hoe kan het toch dat in al die jaren het traditionele papiergebruik juist enorm is toegenomen en niet is gedaald of zelfs verdwenen zoals in 1975 voorspeld?

Voor de hand liggen antwoorden als ‘het leest beter vanaf papier’ en ‘je kunt makkelijk notities maken op papier’ maar ik denk niet dat hier de oorzaak van de enorme toename van papier ligt. Waar vele immers niet bij stilstaan is dat de stroom van informatie sinds de opkomst van de computer, e-mail, het internet maar vooral dataverwerking zo enorm hard is gegroeid dat de groei in het papierverbruik eigenlijk nog reuze mee valt. Want als we beseffen hoe enorm veel meer informatie (data) we sinds 1975 gemiddeld per organisatie verbruiken was het eerder te verwachten dat het papierverbruik met een factor honderd zou zijn gestegen. Ergens doen we het dus niet eens zo slecht.

Uiteraard heeft deze enorme toename in informatie niet alleen gezorgd voor groei in papierverbruik. Op nagenoeg ieder IT-gerelateerd vlak hebben we de afgelopen tientallen jaren fundamentele veranderingen gezien. De typemachine is omgeruild voor bizar compact maar enorm krachtige laptops en logge stroom verslindende monitoren vervangen zijn voor hypermoderne slanke en energiezuinige beeldschermen met ingebouwde docking functionaliteit. De telefoon is in de jaren onwerkelijk veel doorontwikkeld dat ik mij afvraag of de naam smartphone zelfs nog de lading dekt. De lokale serveromgeving en de inzet van kostbare on-premise bedrijfsapplicaties is sterk aan het ombuigen naar Cloud gebaseerde oplossingen waarbij niet langer betaald wordt voor het bezit maar enkel betaald wordt voor het daadwerkelijke gebruik van. Met Microsoft365 als grote voorbeeld.

Ook de traditionele printer of kopieermachine uit de vorige eeuw is inmiddels volledig herontwikkeld tot intelligente multifunctionele alleskunners. De term kopiëren is technisch inmiddels ingehaald door scannen & afdrukken en de traditionele kopieermachine wordt tegenwoordig vooral ingezet als zwaarbeveiligde asset waarmee de digitaliseringsroute van een organisatie wordt ingeregeld.

Naast deze ontwikkelingen zijn er nog zoveel meer indrukwekkende stappen gezet binnen de IT-omgeving welke lastig allemaal te benoemen zijn. We beseffen dat de afgelopen decennia geweldige technische verbeteringen zijn ontwikkeld welke uiteindelijk nog steeds zorgen dat we de enorme brei aan informatie efficiënter en effectiever kunnen werken. Want die twee doelen blijven vandaag de dag nog minstens zo belangrijk. En ja, fysieke documenten printen blijft voorlopig nog steeds een behoefte in de moderne kantooromgeving.

Trouwens, het is nog veel mooier om te zien dat al deze vernieuwingen waar je efficiënt en effectiever mee kunt werken tegenwoordig ook gewoon toegankelijk zijn voor de ZZP’er.  Want met het ZZPremium concept kan iedere ZZP’er en zelfs de gemiddelde MKB’er ook profiteren van deze vernieuwde

Mocht je eens willen sparren over deze onderwerpen en willen onderzoeken of onze zakelijke printers ook voor jou interessant zijn, stuur dan een bericht of neem telefonisch contact met mij op.